Od začiatku roka 2027 vstúpi na Slovensku do platnosti povinná elektronická fakturácia, ktorá výrazne zmení spôsob vystavovania, odosielania aj prijímania faktúr. Ide o jednu z najväčších administratívnych zmien pre podnikateľské prostredie za posledné roky. Hoci mnohé firmy túto novinku zatiaľ nevnímajú ako prioritu, čas na prípravu sa postupne kráti.
Nové pravidlá sa nebudú týkať len veľkých spoločností. Pripraviť sa budú musieť aj živnostníci, menšie firmy a dokonca aj podnikatelia, ktorí nie sú platiteľmi DPH.
Dôležité je uvedomiť si, že elektronická faktúra nebude predstavovať klasický dokument vo formáte PDF. Pôjde o štruktúrovaný digitálny súbor vo formáte XML, ktorý bude obsahovať všetky zákonom požadované údaje a bude určený na automatické spracovanie v informačných systémoch.
Kto bude potrebovať digitálneho poštára a akú úlohu bude zohrávať?
S elektronickou fakturáciou prichádza aj nový pojem – digitálny poštár. Ide o certifikovaného poskytovateľa doručovacej služby, ktorý zabezpečí bezpečný prenos elektronických faktúr medzi podnikateľmi a verejnými inštitúciami.
Ako vysvetľuje podnikajte.sk, v praxi bude fungovať ako sprostredkovateľ, ktorý prijme elektronickú faktúru od odosielateľa a doručí ju príjemcovi v predpísanom formáte. Zároveň zabezpečí komunikáciu s finančnou správou, čím podnikateľom uľahčí plnenie nových povinností.
Podnikatelia nebudú odkázaní len na jedného poskytovateľa. Na trhu bude pôsobiť viacero certifikovaných spoločností a každý si bude môcť vybrať riešenie podľa vlastných potrieb. Niektoré služby budú integrované priamo do účtovných programov, iné budú fungovať prostredníctvom samostatných webových alebo mobilných aplikácií.
Aby sa firma mohla stať digitálnym poštárom, musí splniť prísne technické, bezpečnostné a legislatívne podmienky. Nevyhnutnou súčasťou je aj získanie certifikácie v medzinárodnej sieti Peppol, ktorá zabezpečuje štandardizovanú výmenu elektronických dokumentov v rámci Európy.
Pre podnikateľov bude dôležité vybrať si poskytovateľa včas a preveriť, či ich súčasný účtovný alebo ekonomický systém dokáže s vybraným riešením spolupracovať.
Medzi hlavné úlohy digitálneho poštára bude patriť:
- bezpečné odosielanie elektronických faktúr,
- prijímanie faktúr od obchodných partnerov,
- automatické zasielanie potrebných údajov finančnej správe,
- prepojenie s účtovnými a fakturačnými systémami.
Ako bude vyzerať odosielanie faktúr v novom systéme?
Po vystavení elektronickej faktúry ju podnikateľ odovzdá svojmu digitálnemu poštárovi. Ten následne zabezpečí jej doručenie príjemcovi prostredníctvom európskej siete Peppol alebo iného schváleného mechanizmu. Celý proces bude prebiehať elektronicky a vo väčšine prípadov automatizovane.
Významnou súčasťou systému je aj oznamovanie údajov finančnej správe. Ak podnikateľ využije digitálneho poštára, táto povinnosť bude splnená automaticky. V opačnom prípade môže dôjsť k porušeniu zákonných povinností a následným sankciám. Pokuty môžu dosiahnuť až desaťtisíce eur, pričom pri opakovanom porušení sa ich výška ešte zvyšuje.
Počas prechodného obdobia od júla 2026 do konca júna 2030 bude existovať určitá flexibilita. Ak sa obchodní partneri dohodnú, elektronickú faktúru bude možné zaslať aj iným spôsobom, napríklad e-mailom. Táto výnimka však neznamená, že podnikatelia sa môžu príprave vyhnúť. Každý subjekt, na ktorý sa nová legislatíva vzťahuje, musí byť technicky pripravený na prijímanie a odosielanie elektronických faktúr prostredníctvom doručovacej služby.
Pre menšie firmy a živnostníkov môže byť výhodou jednoduchá aplikácia digitálneho poštára. Takéto riešenie umožní prijímať faktúry, odosielať ich účtovníkovi a spravovať základnú dokumentáciu bez potreby investovať do rozsiahlych podnikových systémov.
Ako sa pripraviť na rok 2027 bez zbytočných komplikácií?
Najrozumnejším krokom je začať s prípravou čo najskôr. Firmy by si mali overiť, či ich súčasné účtovné programy budú podporovať nový formát elektronických faktúr a komunikáciu s digitálnymi poštármi. Ak nie, bude potrebné zvážiť aktualizáciu alebo výmenu softvéru.
Najmä stredné a veľké podniky by mali preveriť aj svoje interné procesy. Elektronická fakturácia totiž neovplyvní len samotné vystavenie dokladu, ale aj jeho schvaľovanie, evidenciu, archiváciu a účtovanie.
Menší podnikatelia majú situáciu jednoduchšiu. Ak vystavujú len niekoľko faktúr mesačne, pravdepodobne im postačí základná služba digitálneho poštára bez zložitej integrácie do firemných systémov. Dôležité však bude zabezpečiť, aby bolo možné elektronické faktúry nielen prijímať, ale aj jednoducho zobrazovať a spracovať.
Praktické kroky, ktoré sa odporúča riešiť už teraz:
- kontaktovať dodávateľa účtovného systému a preveriť jeho pripravenosť,
- vybrať si vhodného digitálneho poštára,
- otestovať výmenu elektronických dokumentov ešte pred spustením povinného režimu,
- nastaviť interné procesy pre schvaľovanie a archiváciu elektronických faktúr.
Zavedenie e-fakturácie bude pre mnohé firmy znamenať dodatočné náklady aj organizačné zmeny. Finančná správa predpokladá, že ceny služieb digitálnych poštárov sa budú líšiť podľa rozsahu ponúkaných funkcií.
Pri jednoduchších riešeniach pre živnostníkov a malé firmy sa počíta s mesačnými nákladmi v jednotkách eur. Napriek tomu podnikatelia upozorňujú, že nová povinnosť prichádza v období ekonomickej neistoty a bude si vyžadovať ďalšie investície do technológií, procesov a administratívy.
